Was genau bedeutet Projektmanagement in der Übersetzungsindustrie, und wieso ist es so wichtig?
Manchmal fragen die Kunden, was eigentlich im Vergleich zur Arbeit mit Freelancern die Vorteile bei der Arbeit mit einer Übersetzungsagentur sind. Ein großer Vorteil und Unterschied betrifft Projektmanagement. Doch was genau bedeutet Projektmanagement in der Übersetzungsindustrie, und wieso ist es so wichtig?
Vom ersten Kundenkontakt zur Lieferung der Übersetzung
Projektmanager organisieren, betreuen und liefern Projekte. Hat ein Kunde eine Frage, so ist der Projektmanager üblicherweise der erste Ansprechpartner. Ein Projektmanager erstellt Kostenvoranschläge, baut das Projekt auf, verwendet spezielle Software zum Management von Übersetzungen, um sämtliche wichtige Details wie Sprache, Deadlines und spezielle Kundenwünsche zu vermerken.
Sobald ein Projekt grünes Licht erhält, muss ein Übersetzer her. Wir arbeiten mit zahlreichen In-House- und Freelance-Übersetzern zusammen. Gute Projektmanager sollte mit sämtlichen Übersetzern, mit denen die Agentur zusammenarbeitet, ihren individuellen Stärken und ihren Verfügbarkeiten für ein spezielles Projekt vertraut sein. Ist ein Übersetzer gefunden, bekommt dieser von dem Projektmanager alles, was zur Bearbeitung des Projektes benötigt wird: Korrekt formatierte Dateien, Terminologie und Glossare, Informationen zu dem Lieferdatum. Sollten während der Übersetzung Fragen aufkommen oder sich die Bedürfnisse des Kunden ändern, kann der Projektmanager als Vermittler agieren oder, falls notwendig, den Kunden und den Übersetzer direkt in Kontakt setzen.
Projektmanager stellen außerdem sicher, dass Übersetzungen gründlich lektoriert und den Erwartungen des Kunden entsprechend erstellt werden. Zum Schluss liefern sie die Übersetzung und kümmern sich um Rechnungsangelegenheiten.
Kurz gesagt: Unsere Projektmanager begleiten jeden Schritt eines Projektes, von kleinen Aufträgen mit kurzer Bearbeitungszeit bis hin zu großen und komplexen Übersetzungen in mehrere Sprachen über einen längeren Zeitraum.
Die Rolle des Projektmanagements in der Übersetzungsindustrie
Die Arbeit der Projektmanager ist aus zwei maßgeblichen Gründen von besonderer Bedeutung: Sie stellen sicher, dass Projekte auf organisatorischer und administrativer Ebene glatt verlaufen, und spielen eine essenzielle Rolle in der Qualitätsprüfung.
Übersetzungen sind ein komplexes und dynamisches Geschäft. Eilige Projekte können über Nacht aufkommen, und Deadlines können sich plötzlich ändern. Gelegentlich kann es vorkommen, dass ein Kunde ein Projekt stornieren möchte oder auf einmal eine Übersetzung eines Textes in eine zusätzliche Sprache benötigt. Projektmanager sind dafür verantwortlich, sich mit diesen Änderungen auseinander zu setzen und sicher zu stellen, dass Projekte auch dann weiterhin glatt verlaufen, wenn sich die Bedingungen ändern. Eine Übersetzung muss verifiziert oder beglaubigt und gestempelt werden? Dann kümmert sich ein Projektmanager um die ordnungsgemäße Bearbeitung und die pünktliche Lieferung. Sie sind der Ansprechpartner des Kunden für jeden Aspekt eines Projektes.
Ebenso wichtig ist Qualitätsprüfung. Projektmanager sorgen dafür, dass für jedes Projekt der bestmögliche Übersetzer beauftragt wird. Oft hat ein bestimmter Übersetzer bereits diverse Projekte eines Kunden bearbeitet und kennt dessen Vorlieben und Besonderheiten bereits. Benötigt jedoch ein Kunde aus dem wissenschaftlichen oder unternehmerischen Bereich eine Übersetzung eines komplexen Rechtsdokuments, sind unter Umständen ganz andere Kenntnisse gefragt. Projektmanager kümmern sich um die Auswahl des richtigen Kandidaten. Manchmal werden für ein besonders großes Projekt mit einer kurzen Bearbeitungszeit mehr als ein Übersetzer benötigt. In diesem Fall sorgen Projektmanager dafür, dass die Übersetzer eng zusammenarbeiten, sodass die finale Übersetzung in Bezug auf Ton und Terminologie perfekt einheitlich ist. Sie sorgen außerdem dafür, dass jede Übersetzung vor der Lieferung lektoriert und auf korrekte Formatierung überprüft wird.
Optimierung des Übersetzungsprozesses
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Projektmanager dem Kunden sowie dem Übersetzer diverse organisatorische, administrative und prüfende Aufgaben abnehmen, was für beide Parteien weniger Arbeit bedeutet, sodass sie sich besser auf ihre eigenen Fachgebiete konzentrieren können. Das spart Zeit, sichert Qualität und Konsistenz und bildet den zentralen Kontaktpunkt zwischen Kunde und Agentur.
Für weitere Informationen über die speziellen Aufgaben von Projektmanagern beim GlobalSprachTeam, klicken Sie bitte hier um ein Interview mit unserer Projektmanagement-Teamleaderin Kirsty Dwyer zu lesen.
